Τα συστήματα προαπάντησης και διαχείρισης των εισερχομένων κλήσεων αναλαμβάνουν μέσω ενός αναγγελλόμενου μηνύματος και των προτεινομένων επιλογών του να καλωσορίσουν τον καλούντα και να τον καθοδηγήσουν εύκολα και γρήγορα προς το επιθυμητό τμήμα ή εσωτερικό συμβάλλοντας με τον τρόπο αυτό στην καλύτερη και ταχύτερη εξυπηρέτηση του καλούντα και στη βελτίωση της εικόνας της επιχείρησης.

Οι πιο σημαντικές δυνατότητες των συστημάτων προαπάντησης και διαχείρισης των εισερχομένων κλήσεων είναι οι εξής:

• Καλωσόρισμα και ενημέρωση του καλούντα για την εταιρία
  π.χ. καλέσατε την εταιρία Χ…
• Κλήση τμήματος ή εσωτερικού με χρήση μονοψήφιου αριθμού
  π.χ. «πατήστε το 1 για το τμήμα πωλήσεων, το 2 για το τμήμα τεχνικής υποστήριξης» κλπ.
• Απευθείας κλήση εσωτερικού αριθμού
  π.χ. «αν γνωρίζετε τον εσωτερικό αριθμό που επιθυμείτε πληκτρολογήστε τον τώρα».
• Προώθηση της κλήσης στην τηλεφωνήτρια σε περίπτωση μη επιλογής αριθμού
• Υποστήριξη δυο ή περισσοτέρων γλωσσών στο μήνυμα χαιρετισμού
• Υποστήριξη πολλαπλών υπομενού σε περιπτώσεις ύπαρξης πολλών τμημάτων
• Φωνητική παρουσίαση προϊόντων, υπηρεσιών κ.λπ.
• Αναγγελία διαφορετικού μηνύματος ανά γραμμή και ανά χρονική περίοδο
• Χειροκίνητη ή αυτόματη αλλαγή του αναγγελλόμενου μηνύματος και του τρόπου             διαχείρισης των εισερχομένων κλήσεων κατά τις μη εργάσιμες ώρες και αργίες
• Φωνητικό ταχυδρομείο (Voice Mail) με μενού καθοδήγησης